১.১ সংগঠনের ধারণা ও তাত্ত্বিক পটভূমি
ব্যবস্থাপনা প্রক্রিয়ার প্রথম মৌলিক কাজ হলো পরিকল্পনা, যা ভবিষ্যতের লক্ষ্য স্থির করে এবং কী করতে হবে তার নীল নকশা (Blueprint) প্রণয়ন করে। কিন্তু কেবল পরিকল্পনা করলেই লক্ষ্য অর্জিত হয় না। সেই পরিকল্পনাকে বাস্তবে সফল করতে প্রয়োজন মানবীয় সম্পদ, কাঁচামাল, যন্ত্রপাতি ও অর্থের মধ্যে সুসমন্বিত যোগাযোগ ও কাজের সুশৃঙ্খল বিন্যাস। এই অপরিহার্য ব্যবস্থাপকীয় কাজটিই হলো সংগঠন (Organising)।
সহজ কথায়, একটি কারবারি প্রতিষ্ঠানের সাধারণ উদ্দেশ্যসমূহ সবচেয়ে দক্ষতার সাথে অর্জনের জন্য প্রতিষ্ঠানের যাবতীয় কাজকে চিহ্নিত করে বিভিন্ন অংশে ভাগ করা, কর্মীদের যোগ্যতা অনুযায়ী কাজ বণ্টন করা এবং কে কার কাছে কাজের জন্য দায়বদ্ধ থাকবেন তা নির্ধারণ করে পারস্পরিক সম্পর্ক গড়ে তোলার সামগ্রিক প্রক্রিয়াই হলো সংগঠন। এটি বিমূর্ত পরিকল্পনাকে বাস্তব কর্মচাঞ্চল্যে রূপদান করে।
প্রামাণ্য সংজ্ঞাসমূহ (Authoritative Definitions):
- লুই এ অ্যালেন (Louis A. Allen): "সংগঠন হলো কার্যাবলী চিহ্নিত ও সংজ্ঞায়িত করার, দায়িত্ব ও কর্তৃত্ব অর্পণ করার এবং কর্মীদের সবচেয়ে কার্যকরভাবে একত্রে কাজ করার উপযোগী পারস্পরিক সম্পর্ক স্থাপন করার একটি সুসংহত প্রক্রিয়া।" (Organising is the process of identifying and grouping the work to be performed, defining and delegating responsibility and authority, and establishing relationships for the purpose of enabling people to work most effectively together in accomplishing objectives.)
- চেস্টার বার্নার্ড (Chester Barnard): "সংগঠন হলো দুই বা ততোধিক ব্যক্তির সচেতনভাবে সমন্বিত কার্যকলাপ বা শক্তির একটি সমবায় ব্যবস্থা।" (An organisation is a system of consciously coordinated activities or forces of two or more persons.)
- থিও হাইম্যান (Theo Haimann): "সংগঠন হলো এমন একটি প্রক্রিয়া যার মাধ্যমে প্রতিষ্ঠানের কার্যাবলী নির্ধারণ ও বণ্টন করা হয় এবং কর্তৃত্বের সম্পর্ক স্থাপন করা হয় যাতে নির্দিষ্ট লক্ষ্য অর্জন সহজতর হয়।"
- হেনরি ফেওল (Henri Fayol): "কোনো সংস্থাকে সংগঠিত করার অর্থ হলো তার সুষ্ঠু পরিচালনার জন্য প্রয়োজনীয় সমস্ত উপকরণ—কাঁচামাল, যন্ত্রপাতি, পুঁজি ও কর্মী সরবরাহ ও সুবিন্যস্ত করা।"
- জর্জ আর. টেরি (George R. Terry): "সংগঠন হলো প্রতিষ্ঠানের নির্দিষ্ট লক্ষ্য অর্জনের নিমিত্তে কর্মীদের মধ্যে দায়িত্ব ও কর্তৃত্বের সুষম সমন্বয় সাধন করা।"
১.২ সংগঠনের ৭টি মৌলিক বৈশিষ্ট্য (Characteristics of Organising)
উচ্চমাধ্যমিক কারবার শিক্ষা পাঠ্যক্রম ও আধুনিক ব্যবস্থাপনা শাস্ত্রের নিরিখে সংগঠনের ৭টি অপরিহার্য বৈশিষ্ট্য নিচে বিশদভাবে বিশ্লেষিত হলো:
- সুনির্দিষ্ট লক্ষ্যভিত্তিক (Goal-oriented): সংগঠন কখনোই উদ্দেশ্যহীনভাবে গড়ে ওঠে না। প্রতিটি প্রতিষ্ঠানের এক বা একাধিক সুনির্দিষ্ট লক্ষ্য থাকে (যেমন মুনাফা বৃদ্ধি, বাজার সম্প্রসারণ বা উৎকর্ষ অর্জন)। সংগঠনের প্রতিটি বিভাগ, শাখা ও কর্মীর প্রচেষ্টা এই অভিন্ন প্রাতিষ্ঠানিক লক্ষ্য অর্জনের দিকে চালিত হয়।
- কার্যবিভাজন ও বিশেষীকরণ (Division of Work & Specialization): সংগঠনের মূলভিত্তি হলো শ্রমবিভাজন। সমগ্র কার্যাবলীকে ক্ষুদ্র ক্ষুদ্র সুনির্দিষ্ট অংশে ভাগ করা হয় এবং এক-একটি কাজ সংশ্লিষ্ট কাজে অভিজ্ঞ ও দক্ষ কর্মীদের ওপর ন্যস্ত করা হয়। একই কাজ বারবার করার ফলে কর্মীরা বিশেষীকরণের সুবিধা অর্জন করেন।
- জনসমষ্টির সমষ্টিগত প্রচেষ্টা (Plurality of Persons / Group Effort): কোনো একক ব্যক্তি নিয়ে সংগঠন হতে পারে না। দুই বা ততোধিক ব্যক্তির সমবেত ও পারস্পরিক সহযোগিতামূলক প্রচেষ্টাই হলো সংগঠনের প্রাণ। সমবেত কর্মীদের দলগত শক্তিকে প্রাতিষ্ঠানিক লক্ষ্যে পরিচালিত করাই এর প্রধান উদ্দেশ্য।
- কর্তৃত্ব ও দায়িত্বের সুষম সম্পর্ক (Authority-Responsibility Relationships): সংগঠনে প্রতিটি পদের জন্য সুস্পষ্টভাবে কর্তৃত্ব (আদেশ দানের অধিকার) এবং দায়িত্ব (কাজ সম্পাদনের বাধ্যবাধকতা) নির্দিষ্ট করা থাকে। কে কার অধীনস্থ এবং কে কার কাছে কাজের জন্য জবাবদিহি করবেন, সেই রিপোর্টিং সম্পর্ক সুস্পষ্টভাবে নির্ধারণ করা হয়।
- সার্বিক সমন্বয়সাধন (Coordination): সংগঠনে বিভিন্ন বিভাগ (যেমন উৎপাদন, বিপণন, অর্থ, মানবসম্পদ) স্বাধীনভাবে কাজ করলেও তাদের মধ্যে সুদৃঢ় সমন্বয় রক্ষা করা সংগঠনের অন্যতম প্রধান কাজ। সমন্বয় না থাকলে বিভাগগুলির মধ্যে আন্তঃকোন্দল ও কাজের পুনরাবৃত্তি দেখা দেয়।
- প্রাতিষ্ঠানিক পরিবেশ ও নমনীয়তা (Dynamic & Flexible Structure): একটি আদর্শ সংগঠন কাঠামো কখনো অনমনীয় পাথর নয়। পরিবর্তনশীল অর্থনৈতিক, প্রযুক্তিগত ও প্রতিযোগিতামূলক পরিবেশের সাথে তাল মিলিয়ে সংগঠন কাঠামোকে সহজেই পরিবর্তন ও পুনর্গঠন করার নমনীয়তা থাকতে হয়।
- যোগাযোগ নেটওয়ার্ক ও অবিরাম প্রক্রিয়া (Communication Network & Continuous Process): সংগঠন প্রাতিষ্ঠানিক যোগাযোগের সুনির্দিষ্ট মাধ্যম (Scalar Chain) তৈরি করে। সংগঠন কোনো এককালীন কাজ নয়; প্রতিষ্ঠান যত দিন বেঁচে থাকে, পরিবর্তিত পরিস্থিতির সাথে খাপ খাইয়ে সংগঠন প্রক্রিয়াও নিরবচ্ছিন্নভাবে চলতে থাকে।
| বৈশিষ্ট্যের নাম | ইংরেজি পরিভাষা | বাস্তব ব্যবসায়িক গুরুত্ব |
|---|---|---|
| ১. লক্ষ্যভিত্তিক | Goal-oriented | সমস্ত বিভাগ ও উপ-বিভাগের প্রচেষ্টাকে অভিন্ন প্রাতিষ্ঠানিক লক্ষ্যে কেন্দ্রীভূত করে। |
| ২. কার্যবিভাজন | Division of Work | কাজের পুনরাবৃত্তি বর্জন করে দক্ষতা ও বিশেষীকরণের সুবিধা নিশ্চিত করে। |
| ৩. সমষ্টিগত প্রচেষ্টা | Group Effort | বিচ্ছিন্ন ব্যক্তিস্বার্থের বদলে কর্মীদের মধ্যে দলগত উদ্দীপনা ও সহযোগিতা গড়ে তোলে। |
| ৪. কর্তৃত্ব-দায়িত্ব সম্পর্ক | Authority & Responsibility | আদেশের ঐক্য প্রতিষ্ঠা করে দায়িত্ব এড়ানোর প্রবণতা ও সংঘাত বন্ধ করে। |
| ৫. সমন্বয়সাধন | Coordination | উৎপাদন, বিপণন ও অর্থ বিভাগের মধ্যে নিখুঁত যোগসূত্র তৈরি করে। |
| ৬. নমনীয় কাঠামো | Dynamic & Flexible | বাজার ও প্রযুক্তির পরিবর্তনের সাথে দ্রুত কাঠামো পুনর্গঠন নিশ্চিত করে। |
| ৭. অবিরাম প্রক্রিয়া | Continuous Process | কারবারের সমগ্র জীবনকাল ধরে নিরবচ্ছিন্নভাবে সম্প্রসারিত ও নবায়িত হয়। |