Organising (संगठन)

प्रबंधकीय प्रक्रिया में नियोजन द्वारा भविष्य के लक्ष्य और नीतियां तय कर लेने के पश्चात दूसरा सबसे महत्वपूर्ण कार्य संगठन (Organising) है। नियोजन केवल यह बताता है कि 'क्या करना है', किंतु संगठन यह निर्धारित करता है कि 'उसे कैसे, किन संसाधनों से और किन व्यक्तियों द्वारा पूरा किया जाएगा'। संगठन वास्तव में किसी उद्यम के अमूर्त लक्ष्यों को भौतिक यथार्थ में बदलने वाला व्यावहारिक तंत्र है।

सरल शब्दों में, संगठन वह प्रबंधकीय प्रक्रिया है जिसके अंतर्गत संस्था के उद्देश्यों की प्राप्ति हेतु आवश्यक समस्त गतिविधियों की पहचान की जाती है, उन्हें विभिन्न विभागों में समूहित किया जाता है, योग्य कर्मचारियों को विशिष्ट कार्य सौंपे जाते हैं, और उनके मध्य अधिकार तथा उत्तरदायित्व के स्पष्ट संबंध स्थापित किए जाते हैं ताकि भौतिक, वित्तीय और मानवीय संसाधनों (4M) का न्यूनतम लागत पर इष्टतम उपयोग हो सके।

बोर्ड परीक्षा की दृष्टि से संगठन की निम्नलिखित सात आधारभूत विशेषताएं अत्यंत महत्वपूर्ण हैं:

1. 1. लक्ष्य-उन्मुख प्रक्रिया (Goal-Oriented Process):
   संगठन कोई शून्य में किया जाने वाला अभ्यास नहीं है। इसका संपूर्ण अस्तित्व पूर्व-निर्धारित संगठनात्मक लक्ष्यों की प्राप्ति के इर्द-गिर्द घूमता है। जब तक लक्ष्य स्पष्ट नहीं होंगे, तब तक न तो कार्यों का समूहन किया जा सकता है और न ही विभागों का गठन। प्रत्येक पद और विभाग संगठन के साझा उद्देश्य की पूर्ति में योगदान देता है।
2. 2. कार्य विभाजन एवं विशिष्टीकरण (Division of Work and Specialization):
   श्रम विभाजन संगठन का आधारशिला है। किसी भी विशाल कार्य को एक अकेला व्यक्ति कुशलतापूर्वक नहीं कर सकता। संगठन के अंतर्गत कुल कार्यभार को छोटी, प्रबंधनीय इकाइयों में विभाजित किया जाता है और प्रत्येक कार्य उस कर्मचारी को सौंपा जाता है जो उसमें कुशल हो। बार-बार एक ही कार्य करने से कर्मचारी विशेषज्ञ बन जाते हैं।
3. 3. व्यक्तियों का समूह (Group of Individuals):
   संगठन किसी एकाकी व्यक्ति की कल्पना नहीं है; यह दो या दो से अधिक व्यक्तियों का एक व्यवस्थित सामाजिक समूह है जो सामान्य उद्देश्यों की पूर्ति के लिए परस्पर सहयोग और तालमेल से कार्य करते हैं। व्यक्तियों के अभाव में संगठनात्मक संरचना केवल कागजी रेखाचित्र बनकर रह जाती है।
4. 4. अधिकार एवं उत्तरदायित्व संबंध (Authority and Responsibility Relationships):
   संगठन में प्रत्येक पद के अधिकार (आदेश देने और निर्णय लेने की शक्ति) तथा उत्तरदायित्व (सौंपे गए कार्य को निष्ठापूर्वक पूरा करने का दायित्व) की स्पष्ट सीमाएं तय होती हैं। यह स्पष्ट होता है कि कौन उच्चाधिकारी (Superior) है और कौन अधीनस्थ (Subordinate), जिससे आदेशों का सुचारू प्रवाह सुनिश्चित होता है।
5. 5. समन्वय का आधार (Foundation of Coordination):
   विभिन्न विभागों (उत्पादन, विपणन, वित्त, कार्मिक) के कर्मचारी अलग-अलग कार्य करते हैं। संगठन इन सभी विविध क्रियाओं में एकरूपता और सामंजस्य स्थापित करता है ताकि किसी विभाग का प्रयास दूसरे विभाग के कार्य से टकराए नहीं, बल्कि एक-दूसरे का पूरक बने।
6. 6. गतिशील एवं अनुकूलनशील प्रकृति (Dynamic and Adaptive Entity):
   संगठन कोई स्थिर या अपरिवर्तनीय ढांचा नहीं है। जैसे ही बाहरी व्यावसायिक पर्यावरण में तकनीकी, आर्थिक, विधिक या प्रतिस्पर्धी परिवर्तन आते हैं, संगठन अपने आंतरिक ढांचे, कार्यविधियों और पदों में आवश्यक संशोधन करके स्वयं को उनके अनुकूल बना लेता है।
7. 7. प्रबंधकीय संरचना एवं साधन (Managerial Structure and Means, Not an End):
   संगठन स्वयं में कोई अंतिम साध्य (End) नहीं है, बल्कि यह संगठनात्मक लक्ष्यों को प्राप्त करने का एक अनिवार्य साधन (Means) है। यह प्रबंधकों को एक निश्चित प्रशासनिक ढांचा प्रदान करता है जिसके भीतर रहकर वे निर्णय लेते हैं, कर्मचारियों का मार्गदर्शन करते हैं और परिणामों को नियंत्रित करते हैं।

संगठन एक वैज्ञानिक, चरणबद्ध और तार्किक प्रक्रिया है। बोर्ड परीक्षा में संगठन प्रक्रिया के चारों क्रमिक चरणों (Exact Sequence) को सही क्रम में लिखना अनिवार्य होता है। किसी भी चरण को आगे-पीछे करने पर अर्थ और दक्षता दोनों नष्ट हो जाते हैं। संगठन प्रक्रिया के चार क्रमिक चरण निम्नलिखित हैं:

व्यावसायिक उपक्रम अपनी प्रकृति और आकार के अनुसार विभागीकरण के निम्नलिखित चार आधारों में से उपयुक्त आधार चुनते हैं:

• 1. कार्यात्मक आधार (Functional Basis): उपक्रम के मुख्य व्यावसायिक प्रकार्यों जैसे उत्पादन, विपणन, वित्त, अनुसंधान व विकास, और मानव संसाधन के आधार पर विभागों का गठन। यह सबसे लोकप्रिय आधार है।
• 2. उत्पाद आधार (Product Basis): जब कोई संस्था एक से अधिक प्रकार के उत्पादों का निर्माण करती है, तो प्रत्येक उत्पाद लाइन (जैसे कॉस्मेटिक्स प्रभाग, वस्त्र प्रभाग, फार्मास्यूटिकल प्रभाग) के आधार पर अलग-अलग स्वायत्त प्रभाग बनाए जाते हैं।
• 3. भौगोलिक / प्रादेशिक आधार (Geographical / Territorial Basis): जब संस्था का बाजार दूर-दूर तक फैला हो, तो भौगोलिक क्षेत्रों (जैसे उत्तर भारत प्रभाग, दक्षिण भारत प्रभाग, पूर्वी प्रभाग, पश्चिमी प्रभाग या अंतरराष्ट्रीय प्रभाग) के आधार पर विभाग बनाए जाते हैं।
• 4. ग्राहक आधार (Customer Basis): ग्राहकों की विभिन्न श्रेणियों और उनकी विशिष्ट आवश्यकताओं की संतुष्टि हेतु विभाग बनाना, जैसे थोक ग्राहक विभाग, खुदरा ग्राहक विभाग, कॉर्पोरेट ग्राहक विभाग और सरकारी आपूर्ति विभाग।

अमेरिकी उद्योगपति एंड्रयू कार्नेगी ने एक बार कहा था: "मेरी सारी फैक्ट्रियां, रेलमार्ग, पैसे और उपकरण छीन लो, लेकिन मेरा संगठन मेरे पास छोड़ दो; चार वर्षों के भीतर मैं खुद को दोबारा दुनिया का सबसे बड़ा उद्योगपति बना लूंगा।" यह कथन स्पष्ट करता है कि किसी भी उद्यम की वास्तविक शक्ति उसकी भौतिक संपत्तियों में नहीं, बल्कि उसके सुदृढ़ संगठन में निहित होती है। बोर्ड परीक्षा के पाठ्यक्रम के अनुसार संगठन के 7 प्रमुख रणनीतिक महत्व निम्नलिखित हैं:

प्रबंधकीय एवं परिचालन कार्यों को सुव्यवस्थित रूप से निष्पादित करने के लिए निर्मित की जाने वाली ढांचागत रूपरेखा को संगठनात्मक संरचना (Organization Structure) कहा जाता है। यह संरचना विभिन्न पदों, विभागों और व्यक्तियों के बीच अधिकार, उत्तरदायित्व और संचार प्रवाह के आधिकारिक संबंधों को रेखांकित करती है।

प्रसिद्ध प्रबंध गुरु पीटर एफ. ड्रकर (Peter F. Drucker) के अनुसार: "संगठनात्मक संरचना संगठनात्मक लक्ष्यों की प्राप्ति का एक अपरिहार्य साधन है; एक अनुपयुक्त और दोषपूर्ण संरचना संपूर्ण व्यावसायिक प्रदर्शन को नष्ट कर देती है।" एक अच्छी संरचना व्यवसाय की रणनीति और उसके आकार के अनुरूप होनी चाहिए (Structure follows Strategy)।

प्रबंध के विस्तार (Span of Management) से तात्पर्य अधीनस्थों (Subordinates) की उस अधिकतम संख्या से है, जिन्हें एक अकेला उच्चाधिकारी (Superior) प्रभावी एवं कुशलतापूर्वक पर्यवेक्षित, निर्देशित और नियंत्रित कर सकता है। यह प्रबंधकीय पदानुक्रम के स्तरों की संख्या और संपूर्ण संगठन के आकार को सीधे तौर पर निर्धारित करता है।

प्रबंध का विस्तार यह तय करता है कि संगठन की संरचना लंबवत (Tall) होगी अथवा चपटी (Flat):

• 1. प्रबंधक की क्षमता एवं दक्षता: यदि प्रबंधक अत्यधिक योग्य, अनुभवी और कुशल नेता है, तो वह अधिक अधीनस्थों को संभाल सकता है (विस्तृत विस्तार)।
• 2. अधीनस्थों का कौशल एवं अनुभव: यदि अधीनस्थ प्रशिक्षित, अनुभवी और आत्मनिर्भर हैं, तो उन्हें कम पर्यवेक्षण की आवश्यकता होती है, जिससे विस्तार चौड़ा रखा जा सकता है।
• 3. कार्य की प्रकृति: यदि कार्य सरल, मानकीकृत और नियमित है, तो विस्तार विस्तृत हो सकता है; किंतु यदि कार्य जटिल, बौद्धिक या तकनीकी है, तो संकीर्ण विस्तार आवश्यक होता है।
• 4. विकेंद्रीकरण की मात्रा: जिस संस्था में अधिकार अधीनस्थों को सौंप दिए जाते हैं, वहाँ प्रबंधक का भार कम होता है और वह अधिक लोगों का विस्तार रख सकता है।
• 5. योजनाओं एवं मानकों की स्पष्टता: स्पष्ट नीतियों, नियमों और पूर्व-निर्धारित मानकों की उपस्थिति में अधीनस्थ बिना उच्चाधिकारी से पूछे कार्य कर सकते हैं, जिससे विस्तार विस्तृत हो जाता है।

जब किसी व्यावसायिक उद्यम के संपूर्ण संगठन को उसके मुख्य व्यावसायिक प्रकार्यों (Functions) के आधार पर अलग-अलग विभागों में समूहित किया जाता है, तो उसे कार्यात्मक संरचना (Functional Structure) कहते हैं। उदाहरण के लिए, एक विनिर्माण उपक्रम में उत्पादन विभाग, विपणन विभाग, वित्त विभाग, मानव संसाधन (HR) विभाग, तथा क्रय विभाग बनाए जाते हैं। प्रत्येक विभाग का प्रमुख एक विशिष्ट कार्यात्मक विशेषज्ञ (Functional Expert) होता है।

जब किसी बड़े उद्यम को उसके विभिन्न उत्पादों (Product lines), भौगोलिक क्षेत्रों (Territories) अथवा ग्राहक समूहों के आधार पर स्वायत्त व्यावसायिक इकाइयों या प्रभागों में विभाजित किया जाता है, तो उसे प्रभागीय संरचना (Divisional Structure) कहते हैं। प्रत्येक प्रभाग के पास अपने स्वतंत्र कार्यात्मक विभाग (उत्पादन, विपणन, वित्त, एचआर आदि) होते हैं और प्रत्येक प्रभाग प्रमुख अपने प्रभाग के लाभ-हानि के लिए स्वतंत्र रूप से जवाबदेह होता है। इसे 'स्वायत्त लाभ केंद्र' (Autonomous Profit Center) भी कहा जाता है।

बोर्ड परीक्षा में कार्यात्मक और प्रभागीय संरचना के मध्य अंतर पर 4 से 5 अंकों का प्रश्न बार-बार पूछा जाता है। 7 प्रामाणिक आधारों पर दोनों की विस्तृत तुलना निम्नलिखित है:

कार्यस्थल पर मानवीय संबंधों और संचार के आधार पर संगठन दो रूपों में विद्यमान रहता है: औपचारिक संगठन (Formal Organization) तथा अनौपचारिक संगठन (Informal Organization)।

औपचारिक संगठन वह है जिसे शीर्ष प्रबंध द्वारा सोच-समझकर, नियमों, कार्य विवरणों और सोपान श्रृंखला के अनुसार स्थापित किया जाता है। इसके विपरीत, अनौपचारिक संगठन कार्यस्थल पर कर्मचारियों की सामाजिक, व्यक्तिगत और मनोवैज्ञानिक अंतःक्रियाओं के कारण स्वतः स्फूर्त (Spontaneous) उत्पन्न होता है। इसका संचार नेटवर्क अंगूरीलता (Grapevine) कहलाता है।

कोई भी प्रबंधक चाहे कितना भी सक्षम क्यों न हो, वह संगठन के सारे कार्य अकेले संपन्न नहीं कर सकता। अपने दैनिक परिचालन कार्यभार को हल्का करने और महत्वपूर्ण रणनीतिक मामलों पर ध्यान देने के लिए वह अपने कुछ कार्य और आवश्यक अधिकार अधीनस्थों को सौंपता है। इस प्रक्रिया को अधिकार का भारार्पण (Delegation of Authority) कहते हैं।

प्रसिद्ध प्रबंध शास्त्री लुइस ए. एलन (Louis A. Allen) ने भारार्पण का एक सार्वभौमिक नियम प्रतिपादित किया: "भारार्पण उत्तरदायित्व से मुक्ति नहीं है (Delegation is not abdication of responsibility)।" इसका अर्थ है कि कार्य सौंपने के बाद भी उच्चाधिकारी उस कार्य की सफलता या असफलता के लिए अपने वरिष्ठों के प्रति पूरी तरह जवाबदेह बना रहता है।

भारार्पण तीन परस्पर जुड़े हुए आधारभूत तत्वों से मिलकर बनता है:

जब निर्णय लेने के अधिकारों को शीर्ष प्रबंध द्वारा जानबूझकर और योजनाबद्ध तरीके से संपूर्ण संगठन में निम्नतम परिचालन स्तर तक फैला दिया जाता है, तो उसे विकेंद्रीकरण (Decentralization) कहते हैं। संक्षेप में: "विकेंद्रीकरण भारार्पण का ही एक व्यापक और संस्थागत रूप है।" (Decentralization is delegation multiplied across the organisation)

प्रबंध गुरु हेनरी फेयोल (Henri Fayol) ने कहा था: "केंद्रीकरण एवं विकेंद्रीकरण उचित संतुलन और मात्रा का प्रश्न है।" कोई भी संगठन न तो 100% केंद्रीकृत हो सकता है (क्योंकि अकेला शीर्ष प्रबंधक सब कुछ नहीं संभाल सकता) और न ही 100% विकेंद्रीकृत (अन्यथा अराजकता फैल जाएगी)। एक सफल संगठन में मुख्य रणनीतिक नीतियां, वित्त और बड़े निवेश शीर्ष स्तर पर केंद्रीकृत रहते हैं, जबकि दैनिक उत्पादन, स्थानीय बिक्री और परिचालन के अधिकार शाखा स्तर पर विकेंद्रीकृत कर दिए जाते हैं।