Nature and Significance of Management (प्रबंध की प्रकृति एवं महत्व)

प्रबंध हर संगठित मानवीय गतिविधि का प्राणतत्व है। चाहे कोई छोटा स्थानीय व्यवसाय हो या बहुराष्ट्रीय निगम, अस्पताल हो या शैक्षणिक संस्थान, साझा लक्ष्यों की प्राप्ति बिना प्रबंधकीय मार्गदर्शन के संभव नहीं है।

• मैरी पार्कर फॉलेट (Mary Parker Follett): प्रबंध की शास्त्रीय परिभाषा देते हुए कहा—"प्रबंध दूसरों से काम कराने की एक कला है (Management is the art of getting things done through people)।"
• हेराल्ड कूंट्ज एवं हेंज वेहरिच (Harold Koontz & Heinz Weihrich): "प्रबंध एक ऐसा वातावरण तैयार करने एवं उसे अनुरक्षित रखने की प्रक्रिया है जिसमें लोग समूहों में एक साथ कार्य करते हुए चुने हुए लक्ष्यों को कुशलतापूर्वक प्राप्त करते हैं।"
• आधुनिक व्यापक परिभाषा: प्रबंध एक ऐसी प्रक्रिया है जिसके द्वारा संगठनात्मक लक्ष्यों को प्रभावपूर्णता (Effectively) एवं कुशलता (Efficiently) के साथ प्राप्त करने के लिए कार्यों को संपन्न कराया जाता है।

प्रबंध कोई एक सामान्य कार्य नहीं है, बल्कि इसके तीन प्रमुख आयाम होते हैं:

• 1. कार्य का प्रबंध (Management of Work): प्रत्येक संगठन किसी न किसी कार्य को पूरा करने के लिए स्थापित होता है (उदा. स्कूल में शिक्षा, कारखाने में विनिर्माण, अस्पताल में उपचार)। प्रबंध इस कार्य को लक्ष्यों में बदलता है, बजट निर्धारित करता है और उसे प्राप्त करने के साधन तय करता है।
• 2. लोगों का प्रबंध (Management of People): मानवीय संसाधन संगठन की सबसे मूल्यवान संपत्ति हैं। लोगों के प्रबंध के दो पहलू हैं: (क) कर्मचारियों से अलग-अलग व्यक्तियों के रूप में व्यवहार करना, और (ख) कर्मचारियों से एक समूह या टीम के रूप में व्यवहार कर उनकी शक्तियों को प्रभावी बनाना।
• 3. परिचालन का प्रबंध (Management of Operations): उत्पादन प्रक्रिया में आगतों (कच्चा माल, तकनीक) को निर्गतों (तैयार माल) में बदलने के चक्र का संचालन करना। यह कार्य के प्रबंध तथा लोगों के प्रबंध को आपस में जोड़ता है।

प्रबंध की मौलिक प्रकृति का विश्लेषण करने पर इसकी निम्नलिखित बुनियादी विशेषताएं सामने आती हैं:

प्रत्येक संगठन के कुछ स्पष्ट व पूर्व-निर्धारित उद्देश्य होते हैं जो उसकी स्थापना का मूल कारण होते हैं। प्रबंध संगठन के विभिन्न व्यक्तियों के व्यक्तिगत प्रयासों को उन सामान्य संगठनात्मक लक्ष्यों की प्राप्ति की दिशा में मोड़ता है।

प्रबंध की आवश्यकता केवल व्यावसायिक उद्यमों तक ही सीमित नहीं है; यह आर्थिक, सामाजिक, धार्मिक एवं राजनीतिक—सभी प्रकार के संगठनों में समान रूप से अनिवार्य है। चाहे वह एक पेट्रोल पंप हो, सेना हो, अस्पताल हो या क्रिकेट टीम, सभी को प्रबंध की आवश्यकता होती है।

प्रबंध कोई एक बार किया जाने वाला कार्य नहीं है। नियोजन, संगठन, नियुक्तिकरण, निर्देशन एवं नियंत्रण—ये पांचों कार्य सभी प्रबंधकों द्वारा संगठन के जीवनकाल में लगातार और एक साथ निष्पादित किए जाते हैं।

संगठन विभिन्न पृष्ठभूमि और उद्देश्यों वाले व्यक्तियों का समूह होता है। प्रबंध व्यक्तिगत अहं और अलग-थलग प्रयासों के स्थान पर सामूहिक टीम भावना ('मैं' के स्थान पर 'हम') स्थापित करता है।

व्यावसायिक पर्यावरण (आर्थिक, सामाजिक, तकनीकी, कानूनी) निरंतर बदलता रहता है। सफल बने रहने के लिए प्रबंध को बाहरी वातावरण के अनुसार अपनी नीतियों, योजनाओं और उत्पादों में निरंतर अनुकूलन व परिवर्तन करना पड़ता है।

प्रबंध को भौतिक रूप से देखा या छुआ नहीं जा सकता। किंतु इसके परिणामों—जैसे कार्यों में सुव्यवस्था, लक्ष्यों की समय पर प्राप्ति, संतुष्ट कर्मचारी और व्यवसाय की प्रगति—से इसकी उपस्थिति का स्पष्ट अहसास होता है। अव्यवस्था और असंतोष खराब प्रबंध के परिचायक हैं।

प्रबंधकीय क्रियाएं तीन व्यापक श्रेणियों के उद्देश्यों को पूरा करने के लिए संचालित की जाती हैं:

संगठन के भौतिक एवं मानवीय संसाधनों का इस प्रकार उपयोग करना कि व्यवसाय आर्थिक रूप से समृद्ध हो सके। इसके तीन क्रमिक चरण हैं:

• अस्तित्व (Survival): किसी भी व्यवसाय का प्राथमिक उद्देश्य प्रतिस्पर्धी बाजार में टिके रहने के लिए अपनी लागतों को पूरा करने लायक राजस्व अर्जित करना है।
• लाभ (Profit): केवल टिके रहना पर्याप्त नहीं है। अनिश्चितताओं और व्यावसायिक जोखिमों को उठाने का पुरस्कार लाभ ही होता है, जो भविष्य के विस्तार की पूंजी बनता है।
• विकास (Growth): दीर्घकाल में सफलता बनाए रखने के लिए व्यवसाय का विस्तार होना चाहिए, जिसे बिक्री में वृद्धि, शाखाओं के विस्तार और कर्मचारियों की संख्या से मापा जाता है।

क्योंकि व्यवसाय समाज के संसाधनों का उपयोग करता है, अतः समाज के प्रति उसका दायित्व बनता है:

• उचित मूल्यों पर उच्च गुणवत्ता वाली वस्तुओं व सेवाओं की आपूर्ति करना।
• पर्यावरण-अनुकूल एवं प्रदूषण-मुक्त उत्पादन पद्धतियों का उपयोग करना।
• रोजगार के अवसरों का सृजन करना, विशेषकर समाज के कमजोर वर्गों के लिए।
• विद्यालयों, अस्पतालों और नागरिक सुविधाओं के विकास में योगदान देना (कॉर्पोरेट सामाजिक उत्तरदायित्व - CSR)।

कर्मचारियों की व्यक्तिगत आकांक्षाओं को संगठनात्मक लक्ष्यों के साथ समन्वित करना:

• उचित एवं प्रतिस्पर्धी वेतन, भत्ते तथा वित्तीय प्रोत्साहन।
• कार्यस्थल पर सम्मान, मान्यता तथा पदोन्नति के समान अवसर।
• व्यक्तिगत कौशल के विकास हेतु निरंतर प्रशिक्षण।
• सुरक्षित एवं स्वास्थ्यप्रद कार्य वातावरण।

प्रबंध शास्त्र में यह सबसे प्रमुख विमर्श रहा है कि क्या प्रबंध एक कला है, एक विज्ञान है, अथवा यह एक पेशा है:

कला का अर्थ इच्छित परिणाम पाने के लिए व्यक्तिगत ज्ञान व कौशल का सृजनात्मक उपयोग है। कला की कसौटी पर प्रबंध:

• सैद्धांतिक ज्ञान की उपस्थिति: संगीत या चित्रकला की भांति प्रबंध का भी अपना विस्तृत साहित्य और सिद्धांत हैं। (पूर्णतः लागू)
• व्यक्तिगत अनुप्रयोग: दो चित्रकारों की कला जैसे भिन्न होती है, वैसे ही समान शिक्षा प्राप्त दो प्रबंधकों की कार्यशैली और निर्णय लेने की क्षमता भिन्न होती है। (पूर्णतः लागू)
• अभ्यास एवं सृजनात्मकता पर आधारित: प्रबंधक जितना अधिक अभ्यास और नए विचारों का प्रयोग करता है, उसकी कुशलता उतनी ही निखरती है। (पूर्णतः लागू)
• निष्कर्ष: प्रबंध निसंदेह एक कला है।

विज्ञान ज्ञान का एक क्रमबद्ध समूह है जो कारण और प्रभाव के संबंध पर आधारित होता है। विज्ञान की कसौटी पर प्रबंध:

• क्रमबद्ध ज्ञान समूह: प्रबंध के अपने नियम, सिद्धांत और शब्दावली हैं जो वर्षों के शोध पर आधारित हैं। (लागू)
• अवलोकन एवं प्रयोगों पर आधारित: प्रबंध के सिद्धांत कार्यस्थल पर मानवीय व्यवहार के अवलोकन से बने हैं, लेकिन प्रयोगशाला जैसी नियंत्रित दशाएं यहां संभव नहीं हैं। (आंशिक रूप से लागू)
• सार्वभौमिक वैधता: गुरुत्वाकर्षण के नियम की तरह प्रबंध के सिद्धांत हर जगह समान रूप से लागू नहीं होते; इन्हें परिस्थिति के अनुसार बदलना पड़ता है। (आंशिक रूप से लागू)
• निष्कर्ष: प्रबंध भौतिकी या रसायन जैसा शुद्ध विज्ञान नहीं है; यह एक सरल अथवा सामाजिक विज्ञान (Inexact or Social Science) है।

अंतिम निष्कर्ष: प्रबंध अभी चिकित्सा या वकालत जैसा पूर्ण पेशा नहीं बना है, किंतु यह तेजी से एक उभरता हुआ पेशा (Emerging Profession) बन रहा है।

अधिकार एवं दायित्वों के पदानुक्रम के आधार पर किसी भी संगठन में प्रबंध को तीन स्तरों में विभाजित किया जाता है:

इसमें संगठन के वरिष्ठतम अधिकारी शामिल होते हैं जैसे निदेशक मंडल (BOD), अध्यक्ष (Chairman), मुख्य कार्यकारी अधिकारी (CEO), प्रबंध निदेशक (MD) आदि।

• संगठन के समग्र लक्ष्यों, रणनीतियों और दीर्घकालिक नीतियों का निर्धारण करना।
• विभिन्न विभागों की गतिविधियों में सामंजस्य स्थापित करना।
• बाहरी दुनिया (सरकार, वित्तीय संस्थान, मीडिया) के साथ संपर्क बनाए रखना।
• संगठन के अस्तित्व और कल्याण के लिए अंतिम रूप से उत्तरदायी होना।

यह शीर्ष प्रबंध और पर्यवेक्षी प्रबंध के बीच की कड़ी है। इसमें विभिन्न विभागाध्यक्ष (जैसे उत्पादन प्रबंधक, विपणन प्रबंधक, वित्त प्रबंधक, मानव संसाधन प्रबंधक) शामिल होते हैं।

• शीर्ष प्रबंध द्वारा बनाई गई नीतियों की व्याख्या करना और उन्हें निचले स्तर तक पहुंचाना।
• अपने विभाग के लिए योजनाएं एवं बजट तैयार करना।
• आवश्यक कर्मचारियों की नियुक्ति एवं उनके कार्यों का मूल्यांकन करना।
• विभाग के कर्मचारियों को अभिप्रेरित करना तथा अन्य विभागों के साथ सहयोग बनाए रखना।

फोरमैन और पर्यवेक्षक सीधे तौर पर कारखाने या कार्यस्थल पर काम करने वाले श्रमिकों के संपर्क में रहते हैं।

• श्रमिकों के दैनिक कार्यों का प्रत्यक्ष पर्यवेक्षण करना और कार्य सौंपना।
• उत्पादन की गुणवत्ता बनाए रखना और सामग्री की बर्बादी को न्यूनतम करना।
• सुरक्षित कार्य वातावरण और मशीनों का उचित रखरखाव सुनिश्चित करना।
• श्रमिकों की समस्याओं और शिकायतों को मध्य प्रबंध तक पहुंचाना।

प्रबंध एक सतत चलने वाली प्रक्रिया है जो पांच परस्पर जुड़े कार्यों द्वारा संपन्न होती है:

नियोजन प्रबंध का पहला कार्य है। इसका अर्थ है पहले से तय करना कि क्या करना है, कैसे करना है, कब करना है और किसके द्वारा किया जाना है। यह वर्तमान और भविष्य के लक्ष्य के बीच की दूरी को पाटता है।

योजना को क्रियान्वित करने के लिए कार्यों की पहचान करना, उन्हें विभागों में बांटना, अधिकार-दायित्व संबंध स्थापित करना और संसाधनों का आवंटन करना।

इसका उद्देश्य सही पद के लिए सही योग्यता वाले व्यक्ति का चयन करना है। इसके अंतर्गत भर्ती, चयन, नियुक्ति, प्रशिक्षण, कार्य मूल्यांकन और वेतन प्रबंधन शामिल हैं।

कर्मचारियों को कार्य करने हेतु प्रेरित करना, उनका मार्गदर्शन करना और नेतृत्व प्रदान करना। इसके चार प्रमुख तत्व हैं: (1) पर्यवेक्षण (Supervision), (2) अभिप्रेरणा (Motivation), (3) नेतृत्व (Leadership), और (4) संदेशवाहन (Communication)।

यह सुनिश्चित करना कि वास्तविक कार्य पूर्व-निर्धारित मानकों के अनुरूप हो रहा है या नहीं। इसके अंतर्गत कार्य मापना, विचलन ज्ञात करना और सुधारात्मक कदम उठाना शामिल हैं। नियोजन और नियंत्रण एक सिक्के के दो पहलू हैं।

यदि किसी संस्था के विभिन्न विभाग (उत्पादन, विपणन, वित्त, क्रय) अलग-थलग काम करें, तो संस्था बिखर जाएगी। इन सभी गतिविधियों में तालमेल बैठाने वाली शक्ति को समन्वय (Coordination) कहते हैं।

समन्वय प्रबंध का कोई पृथक छठा कार्य नहीं है, बल्कि यह प्रत्येक कार्य की आत्मा है:

• नियोजन में समन्वय: मुख्य व्यावसायिक योजना और विभागीय योजनाओं के बीच सामंजस्य।
• संगठन में समन्वय: विभिन्न विभागों और पदों के बीच अधिकार-दायित्व का संतुलन।
• नियुक्तिकरण में समन्वय: पद की आवश्यकताओं और चयनित व्यक्ति की योग्यता का मिलान।
• निर्देशन में समन्वय: आदेश, अभिप्रेरणा और संचार के बीच एकता बनाए रखना।
• नियंत्रण में समन्वय: वास्तविक प्रदर्शन और निर्धारित मानकों के अंतर को समाप्त करना।

• संगठन का आकार बढ़ना: कर्मचारियों और शाखाओं की संख्या बढ़ने पर व्यक्तिगत हितों को साझा लक्ष्य से जोड़ना आवश्यक हो जाता है।
• विभागीय विभेदीकरण: उत्पादन विभाग लागत घटाना चाहता है, जबकि बिक्री विभाग छूट देकर बिक्री बढ़ाना चाहता है। समन्वय इस विवाद को सुलझाता है।
• विशेषज्ञों की उपस्थिति: आधुनिक विशेषज्ञ अक्सर सोचते हैं कि वे ही सर्वश्रेष्ठ हैं। समन्वय उनके ज्ञान को साझा उद्देश्य से जोड़ता है।